Законодательство предусматривает возможность списать долги контрагентов, если задолженность будет признана как безнадежная. В общем смысле, под безнадежным долгом понимают не поддающийся взысканию.

А если заставить компанию “платить по счетам” никак не получается, то единственный выход – списать задолженность, правильно оформив всю документацию. Среди таковой – приказ на списание, о порядке оформления которого мы поговорим далее.

Причины

Списать долги не получится при наличии одного лишь желания – необходимы веские основания.

Причины для списания регламентируются Налоговым Кодексом, в частности, ст. 265. Там же сказано, что для списания необходимо, чтобы задолженность была признана безнадежной, то есть невозможной к взысканию.

Основания для списания:

  • истечение времени исковой давности для проведения взыскания;
  • прекращение обязательств контрагента на основании положений ГК РФ (невозможность произвести исполнение);
  • вынесение государственным или муниципальным органом соответствующего акта о прекращении обязательств;
  • ликвидация компании-должника.

Когда нужно оформлять

Правила ведения налогового и бухгалтерского учета сходятся в едином – для списания задолженности она должна быть признана безнадежной, а для этого нужно наличие хотя бы одного из оснований, перечисленных выше.

Согласно Положению № 34-н, для списания необходимо проведение следующих мероприятий:

  • инвентаризация;
  • подготовка письменного обоснования о необходимости списания;
  • издание приказа руководителя о списании дебиторского долга.

Важно! Приказ руководителя оформляется в самую последнюю очередь – после проведения двух предшествующих этапов.

Опишем кратко, что необходимо сделать перед оформлением приказа.

Проводим инвентаризацию

Перед тем, как списать долг, его нужно перевести в состав безнадежных. Но сначала задолженность признают как сомнительную, и лишь после – как безнадежную.

Сначала проводят инвентаризацию долга. Для этого готовят спец. формы – акт № ИНВ-17 и справка к акту (документы разработаны Госкомстатом).

Обратите внимание! Организация может самостоятельно разработать бланки соответствующей документации и закрепить их формы в учетной политике.

Инвентаризация позволит определить реальную величину сомнительной и безнадежной задолженности.

Оформление обоснования

Обоснование – это документ, который содержит:

  • перечень контрагентов, имеющих долги перед компанией-кредитором;
  • суммы долгов, определенные в результате инвентаризации;
  • причины перевода долгов в состав безнадежных;
  • основание возникновения задолженностей.

По-другому справку или обоснование называют актом о списании “дебиторки”. О том, как правильно составить и оформить такой документ, поговорим чуть ниже.

Как составить и его образец

После подготовительных мероприятий, куда входят проведение инвентаризации в целях корректного определения суммы долга, а также подготовка обоснования, следует издание приказа руководителя.

Приказ может быть оформлен:

  • по общепринятой форме;
  • на фирменном бланке организации.

Важно! Не обязательно использовать унифицированные формы – организация может самостоятельно разработать форму приказа руководителя на случай списания дебиторской задолженности.

Составление и подписание приказа должно происходить только при выполнении указанных условий:

  • наличие указанных в законе оснований;
  • документальное оформление процедуры в установленном порядке;
  • на основании результатов проведенной инвентаризационной проверки.

Типовой документ содержит следующее:

  • наименование компании-кредитора, организационно-правовая форма;
  • исходящий номер документа, а также дата составления;
  • предложение “Приказ о списании дебиторской задолженности” по центру листа;
  • основание для составления – обычно, это инвентаризационный акт;
  • суть приказа:
    • основание для списания (истек срок давности, издан акт государственного органа и др.);
    • сумма долга;
    • способы отражения в бухгалтерском и налоговом учете (например, в бухучете списать за счет резерва, а в налоговом учесть в составе внереализационных расходов);
    • поручение главному бухгалтеру учесть списанную задолженность на забалансовом счете.
  • ФИО руководителя учреждения, подпись и расшифровка.

Скачать типовую форму приказа руководителя о списании дебиторского долга можно по этой ссылке.

Как оформить акт списания дебиторской задолженности и его образец

Действующим законодательством не урегулирована форма акта о списании. Соответственно, каждое учреждение-кредитор самостоятельно разрабатывает бланк, опираясь на общеустановленные требования и нормы оформления.

В “шапке” документа указываются основные сведения об организации, в том числе, организационно-правовой статус, наименование компании, реквизиты (ИНН, КПП и др.).

После идет название документа – обычно это либо “Акт на списание дебиторской задолженности” или “Протокол на списание дебиторской задолженности”.

Обязательно указывается дата составления протокола, а также местонахождение организации-кредитора.

Следом идет сама суть документа – основание для издания акта (проведенная инвентаризация), период проведения инвентаризации.

Акт обязательно содержит таблицу, состоящую из следующих столбцов:

  • наименование компаний-дебиторов, имеющих долг, с указанием организационно-правовой формы;
  • реквизиты договоров с компаниями-должниками;
  • сведения о датах, когда должна была поступить оплата по договору от контрагентов;
  • точные данные о суммах долгов, выявленных в результате инвентаризации;
  • основания для признания долга контрагента как безнадежного (акт сверки взаиморасчетов, выписка из ЕГРЮЛ о банкротстве контрагента и др.).

В конце документа указываются дальнейшие действия по учету списываемой задолженности:

  • в налоговом учете;
  • в бухгалтерском учете.

В документе могут также содержаться сведения о необходимости бухгалтеру учесть списанные долги по забалансовому счету.

К акту на списание нужно приложить как можно больше документации, свидетельствующей о дате ее возникновения, взаимоотношениях между контрагентами, попытках к ее погашению и др.

О имеющихся приложениях нужно указать в тексте документа, сделав соответствующую отсылку (Приложение 1, Приложение 2 и др.). Ознакомиться с образцом акта на списание дебиторского долга можно по данной ссылке.

О чем не стоит забывать после подписания приказа

Бухучет, хоть и предусматривает списывание безнадежного долга в расходы, все же регламентирует продолжение его учета в течение некоторого времени.

После оформления приказа задолженность выводится на баланс. Для таких задач предусмотрен специальный забалансовый счет 007 “Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов”.

Отражать на этом счету списанную задолженность придется как минимум 5 лет после издания приказа.

Возможно, что экономическое положение дебитора за это время существенно поменяется, и он приобретет возможность погасить долг. Если контрагент внесет деньги, эту сумму придется учесть уже в доходах.

Итоговая проверка наличия документации

Один лишь приказ руководителя – это еще не все. Без остальных документов процедура не будет считаться завершенной.

Итак, контрольная сверка документации:

  • инвентаризационный акт на конец отчетного периода;
  • справка, протокол или акт о списании;
  • приказ руководителя о списании;
  • договоры с контрагентами, где указываются предельные сроки осуществления оплат;
  • первичная документация – товарные накладные, акты выполненных работ и др.;
  • платежные документы (например, частичная оплата долга за товар или услугу);
  • подтверждающие бумаги о правомерности списания задолженности – акт госоргана, выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника, постановление об окончании исполнит. производства и др.).

Для списания “дебиторки” потребуется ряд документов. Среди них и приказ руководителя. Унифицированной формы для оформления нет, поэтому учреждение может самостоятельно разработать бланк.

Также можно скачать наш образец – в нем уже есть все необходимые поля, и останется лишь правильно заполнить их.

Видео: Безнадежная «дебиторка»