Нередко для реализации продукции ООО нуждается в кассовых аппаратах. Согласно действующему законодательству каждый эксплуатированный кассовый аппарат должен пройти обязательную регистрацию в местном представительстве налогового управления.

В случае нарушения нормативных требований, возможно привлечение управляющего к административной ответственности и наложению штрафных санкций на предприятие.

Обязателен ли

Законодательством предусматривается обязательная регистрация кассовых аппаратов всех представительств юридических организаций, в том числе и индивидуальных предпринимателей. Регистрация ККМ производится в представительствах налогового управления.

Если кассовый аппарат будет использоваться не по основному адресу ООО, для начала необходимо зарегистрировать юридический адрес филиала, а уже после осуществлять его регистрацию.

Важно: Для организаций с ограниченной ответственностью регистрировать ККМ необходимо по месту регистрации предприятия или его филиала, в отличие от ИП, которые производят регистрацию по месту прописки.

Обязанности ООО, которые применяют контрольно-кассовую технику:

  • обязательно осуществлять регистрацию ККТ;
  • необходимо всегда использовать аппарат для осуществления контроля над денежным оборотом, в наличном и безналичном виде и своевременно предоставлять отчет в налоговую инспекцию;
  • предъявлять покупателю товарный чек, в форме предусмотренной законодательством;
  • обеспечить свободный доступ к технике, уполномоченному проверяющему инспектору;
  • обеспечивать хранение документации в надлежащем виде;
  • производить первичное внесение данных при регистрации и перерегистрации, только в присутствии налогового инспектора;
  • указывать точный адрес применения зарегистрированной техники.

Важно: В законодательстве планируется провести ряд изменений, которые будут обязать все ООО производить онлайн-регистрацию торговых операций.

Подобная регистрация позволит беспрепятственно получить всю необходимую информацию об осуществленной покупке. Законопроект вступит в силу не раньше 2018 года.

В случае регистрации ККМ, ООО обязуется составлять ряд документации:

 Акт об изменении показаний счетчика и о его регистрации  составляется в процессе регистрации устройства и в момент перерегистрации
 Акт о регистрации поточных показаний счетчика  составляется в момент осуществления ремонта представителем ЦТО или в случаях перерегистрации
 Акт о возврате полученных денежных средств от клиентов  составляется в момент ошибочно проведенной операции или возврате товара
 Для каждого кассового аппарата необходимо оформить отдельный журнал  для регистрации всех операций, которые производились на аппарате, данные берутся каждый раз при запросе Z-отчета
 Справка о денежном обнулении кассы в конце рабочей смены  составляется кассиром на основании Z-отчета, передается руководителю или непосредственно инкассатору
 Тех журнал  необходим для регистрации каждого вызова представителя технической поддержки, который обязан произвести запись в журнале о проделанной работе. Журнал должен хранится у руководителя филиала или ООО
 Форма о проверке фактической наличности кассового аппарата  заполняется в момент непредвиденной проверки ККМ инспектором налоговой службы, для сравнения соответствия фискальных данных с фактическим наличием денежных средств

Важно: Действующим законодательством также предусматривается кассовая дисциплина. Оформление кассовых документов, предельный лимит аппарата, ограничение наличных расчетов, правила выдачи денег сотрудникам.

Требования к кассовому аппарату

Законодательством предусматриваются общие характеристики ККТ, которые должны соблюдаться в обязательном порядке:

  • ККТ должен иметь накопительную память, которая будет хранить информацию на устройстве, на протяжении длительного времени без дополнительного источника питания;
  • ККТ должен осуществлять контроль фиксации информации на внутренней памяти, кассовой ленте и чеке;
  • аппарат должен быть оснащен системой печати информации на чековой ленте. Информация должна дублироваться, один чек выдается покупателю, второй сохраняется на внутренней кассовой ленте, для ведения учета;
  • также техника должна обеспечивать вывод и ввод фискальной информации с помощью установленных команд;
  • кассовый аппарат должен выводить информацию, сохраненную в фискальной памяти технического устройства;
  • на кассовой ленте должна отображаться информация, которая касается проведенной операции, с условными обозначениями;
  • техника должна фиксировать поточное время каждой операции;
  • ККТ должна быть исправной;
  • иметь техническое обеспечение со стороны производителя или поставщика;
  • аппарат должен соответствовать образцу, который был утвержден органами управления РФ;
  • ККТ должен иметь технический паспорт;
  • на корпусе обозначаются идентификационный номер, знак сервисного центра, опломбирование.

Важно: Если ККТ эксплуатируется в ненадлежащем виде, ООО может быть привлечено к административной ответственности, что повлечет за собой штраф или временной прекращение работы филиала.

Порядок регистрации в налоговой, пошаговая инструкция

После приобретения кассового аппарата, необходимо составить договор с центром технического обслуживания, который будет устранять неполадки, возникшие в работе устройства, и консультировать клиентов в осуществлении рабочего процесса.

Важно: В случае необходимости регистрации банкомата или терминала, можно вызвать инспектора налоговой службы по месту расположения аппарата. Регистрация производится на месте в присутствии представителей ЦТО и ООО.

Порядок регистрации ККМ:

  1. Необходимо собрать все документы и подать их в налоговое управление по месту регистрации ООО или отдельного филиала:
    • заполняется заявление по форме предусмотренной законодательством;
    • прилагается техпаспорт устройства;
    • прилагается договор с центром технического обслуживания;
    • в отдельном представительстве ФИНС могут запросить ряд других документов, по законодательству они не требуются.
  2. Проверка кассового устройства – в управлении необходимо согласовать дату проведения проверки кассового аппарата, которая должна осуществиться не позднее 5 рабочих дней с момента подачи заявления на регистрацию. В частности, осматривается корпус ККМ и наличие знака сервисного обслуживания. В процессе проверки должны присутствовать:
    • представитель ООО, с ответствующими полномочиями;
    • представитель центра технического обслуживания;
    • инспектор налоговой службы.
  3. Завершительный этап регистрации – фиксация в системе учета:
    • после того как будет произведена проверка аппарата, его необходимо опломбировать;
    • инспектор налоговой службы устанавливает пароль на внутреннюю фискальную память устройства, для предотвращения несанкционированных внесений изменений в данные;
    • инспектор обязан провести пробную манипуляцию, для проверки исправности аппарата. На чеке должны быть указаны все необходимые данные, предусмотренные законодательством по форме;
    • если все хорошо, представитель НС вносит данные ККМ в регистрационный журнал;
    • после этого производиться запись в техническом паспорте устройства;
    • заверяется журнал кассира-операциониста, который необходимо предоставить в момент проведения проверки ККМ;
    • выдается пакет документов, вместе с карточкой регистрации кассового устройства.
  4. Перерегистрация ККМ – для этого необходимо предоставить аналогичный пакет документов, как в момент регистрации кассового аппарата. При перерегистрации присутствует заявитель, инспектор и представитель ЦТО. Процедура проводится только в отдельных случаях:
    • если в аппарате необходимо произвести замену фискальной памяти или внутреннего накопителя;
    • если филиал организации меняет юридический адрес;
    • если была произведена реструктуризация ООО, со сменной главного названия компании;
    • если ООО решает сменить центр технического обслуживания ККМ.

Важно: Проводить регистрацию и перерегистрацию кассового аппарата может официальный представитель ООО, который будет иметь нотариально заверенную доверенность.

Как снять с учета

Стоит помнить, что при проведении реструктуризации, ликвидации или признании общество с ограниченной ответственностью банкротом, необходимо снимать все имеющиеся в использовании кассовые аппараты с регистрации в налоговой службе.

Процедура снятия с учета ККМ:

  1. Для снятия с учета, необходимо обратиться в представительство налоговой службы, которое производило регистрацию кассового аппарата.
  2. При закрытии учетной записи необходимо предъявить следующие документы:
    • заявление, составленное по форме, предусмотренной действующим законодательством;
    • техпаспорт устройства;
    • карточку регистрации кассового устройства;
    • договор с центром технического обслуживания ККТ.
  3. Инспектор снимает фискальные данные памяти аппарата и составляет акт по форме КМ-2 (проверка осуществляется в течение 5 рабочих дней, для сравнения всех произведенных операций).
  4. Инспектор делает необходимые отметки в талоне и паспорте устройства. Все документы, кроме карточки регистрации, возвращаются заявителю.

Важно: После снятия кассового аппарата с учета все документы необходимо хранить не мание пяти лет. Независимая инспекция имеет право проверить документацию ООО, даже после ликвидации компании.

Штраф за работу без ККМ

Законодательством предусматривается административная ответственность ООО, в случае использования кассовых аппаратов ненадлежащей формы в неисправном виде.

Контроль за правильной эксплуатацией ККМ осуществляется налоговой службой. Инспектор ФИНС имеет право в любой момент проверить аппарат и выписать взыскание в виде штрафа.

Штрафные санкции могут составлять:

 1,5-2 тысячи рублей  для должностных лиц, кассиров или продавцов
 3-4 тысячи рублей  для руководителей филиалов или ООО
 От 30-40 тысяч  для организаций и юридических лиц

Важно: ООО может не использовать в работе кассовые аппараты, но при требовании клиента необходимо выдавать товарный чек или квитанцию.

Осуществления регистрации и контроль за эксплуатацией кассовых аппаратов, производится налоговой службой РФ.

Законодательством предусматриваются нормы проведения процедуры регистрации и налаживаются обязательства на ООО в правомерном использовании ККМ и своевременного предоставления отчетности по финансовому обороту.

Видео: Что важно учесть при регистрации ООО или как правильно открыть ООО