Дебиторская задолженность, признаваемая безнадежной, в связи с истечением срока на предъявление искового требования о взыскании средств или нахождении должника в состоянии банкротства, подлежит списанию.

Достоверность бухгалтерского и налогового учета предприятия отражается в его балансе, который должен содержать достоверные сведения о финансовом положении организации.

При применении общей системы налогообложения такие непредвиденные расходы учитываются при формировании базы для расчета взносов, обязательных для оплаты в бюджет.

На первый взгляд процедура не представляет сложностей, но на практике у бухгалтера возникает множество вопросов о порядке учета суммы списания в бухгалтерском и налоговом учете, особенностях расчета НДС, составлении баланса при УСН.

Что это значит

Безнадежной дебиторской задолженностью является платеж, получение или взыскание которого в обычном порядке нереально.

Согласно п.16 Положения по бухучета долги признаются безнадежными, когда невозможно отразить их как расходы.

Дебиторская задолженность рассматривается с трех сторон:

  • как средство погашения долга в пользу кредитора;
  • как часть реализованной, но не оплаченной продукции;
  • как оборотное средство, возникшее за счет обмена собственных и заемных средств.

Основания

По правилам ведения бухгалтерского учета списание безнадежных долгов происходит по каждому контрагенту и договору отдельно.

Для проведения указанных действий должно быть одно из оснований, признаваемых на основании НК РФ:

  • если истек срок давности обязательства – прошла исковая давность;
  • судебным приставом вынесено постановление о возврате исполнительного листа в связи с невозможностью взыскания по причине отсутствия средств у предприятия на расчетных счетах, активов и др.;
  • компания ликвидировано без права правопреемства;
  • издан государственный акт о прекращении обязательств по договору.

Подойдет любое из указанных обстоятельств для списания долга. Преимущество следует выбирать то, которое произошло раньше наступления другого.

Это повлияет на дату проведения бухгалтерских проводок и налогового учета. Так, задолженность фиксируется в последний день, когда возникло обстоятельство, из-за которого средства стало невозможно взыскать.

В правилах ведения бухучета подробно все основания не прописаны, но упомянуто об истечении срока исковой давности (п.77 Положения 34н).

Для установления причин в практике к учету прикрепляют положение о бухгалтерской политике. Какие из оснований делают долг безнадежным, рассматривается с точки зрения экономических показателей.

Порядок списания безнадежной дебиторской задолженности

Под исковой давностью понимается период для подачи требований о взыскании задолженности через суд в силу ст.195 и 200 ГПК РФ. Если должник заявит об истечении этого срока, то других возможностей к получению средств законом не предусмотрено.

Одновременно подача иска на должника лишает кредитора возможности списать задолженность, т.к. указанное правовое действие прерывает срок давности.

Для проведения бухгалтерского и налогового учета по безнадежному долга потребуется предоставить в обоснование другие документы: выписку о ликвидации из ЕГРЮЛ, постановление службы судебных приставов об отсутствии имущества у компании-контрагента.

Когда истечет срок исковой давности зависит от условий первоначального договора между контрагентами.

Так, если в нем установлена дата исполнения обязательства по оплате товаров, работ или услуг, то начало периода, когда начинает течь срок исковой давности, четко определен.

Отражаться это может, например, в такой формулировке: «Платеж за товар производится в течение 3 дней с момента отгрузки товара», «Внесение платы за услуги назначено на 01.04.2017 года».

Когда срок возникновения задолженности не установлен, важное значение имеет факт предъявления требования по оплате кредитором должнику. Первый должен отправить покупателю или заказчику письмо с требованием по внесению платы.

С момента его получения должно пройти 30 дней – именно с этой даты будет начинаться срок исковой давности.

Обычно этот период устанавливается на основании общих требований ГК РФ в 3 года, в некоторых случаях при заключении определенны видов договоров может составлять 1 и 2 года.

Сокращенные сроки применяются к договорам о страховании, по обязательству в связи с перевозкой груза, при ненадлежащем исполнении работ по требованию заказчика.

 Считается период вместе с праздничными и выходными днями. Предположим, срок оплаты наступил 15.04.2015, ровно через год 15.04.2016 истечет исковая давность.

В отношении дат, которые пришлись на выходные и праздники, срок наступает в ближайший рабочий день.

При признании должником своих финансовых обязательств, если это отражено в письменной форме – дополнительном соглашении или акте сверки, срок исковой давности прерывается и начинается заново.

Это важно для бухгалтерского учета, поскольку если составлен такой документ, а задолженность числится как безнадежная и списана, это является нарушением налоговых требований и правил ведения бухгалтерского учета.

Прерывается время также в связи с оплатой должником части задолженности или неустойки, процентов, либо при направлении письма с просьбой об изменении срока выплаты, отсрочке или рассрочке.

Срок исковой давности прерывается в связи с наступлением следующих обстоятельств:

  • наступление форс-мажора: стихийного бедствия, военных действий, другое действие непреодолимой силы;
  • стороны назначили меры медиации;
  • по договору установлен мораторий по акту правительственного органа;
  • контрагенты переведены в режим военного положения по распоряжению властей.

Документы

Основными документами для списания являются:

  • акт инвентаризации;
  • справка с пояснениями бухгалтера с обоснованием;
  • приказ о списании, заверенный руководителем предприятия.

В обязанности бухгалтера входит подготовка полного комплекта бумаг в обоснование на списание:

  • судебного решения об объявлении компании банкротом;
  • выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации предприятия;

  • постановление судебных приставов о закрытии исполнительного производства в связи с отсутствием имущества у должника или прекращении им своей деятельности.

Обычно в процессе ликвидации предприятия утверждается комплекс мер на выплату долгов в порядке очередности.

В первую очередь включаются требования о выплате задолженности кредиторам, материальные претензии которых обеспечены залогом.

Как составить приказ и его образец

Формы документа для приказа не установлено. Он оформляется на фирменном бланке и содержит сведения о размере дебиторской задолженности, подлежащей списанию, реквизитах договора, наименовании контрагента. Указывается порядок списания – за счет резерва сомнительных долгов или внереализационных расходов.

Составление распоряжения по внутренним правилам возможно:

  • при наличии допустимых законом оснований для списания задолженности;
  • наличия полного документарного обоснования;
  • после составления инвентаризации бухгалтером и составления соответствующего акта.

Скачать образец приказа можно по ссылке.

В обязанности бухгалтера входят:

  • контроль полноты документов по списываемой задолженности;
  • установление и анализ правильности исчисления срока исковой давности;
  • получение документов о ликвидации должника;
  • проверка реализации всех возможных способов взыскания задолженности – через суд, при обращении к судебным приставам-исполнителям при наличии вступившего в силу решения.

При составлении приказа необходимо обосновать:

  • попытки обосновать все возможные способы взыскания долга без положительного результата – в претензионном порядке, через суд, путем проведения актов сверки и др.;
  • нецелесообразность обращения в судебные органы для взыскания долга в связи с превышением суммы расходов над размером задолженности.

При УСН

Зачастую ошибкой бухгалтеров на предприятиях на УСН является применение кассового метода учета и расходов, а не документально.

При списании долга с баланса предприятия, работающего по УСН, к заверенному руководителем организации-кредитора приказу прикладывается справка о ликвидации должника или выписка из ЕГРЮЛ.

При применении УСН расходы на невзысканную задолженность в балансе не отражаются в связи с особенностью налогового режима. Статья доходов в этом случае не уменьшается на величину безнадежных долгов.

Таким образом, ликвидация контрагента-должника не влияет на ведение бухгалтерского и налогового учета при упрощенной системе налогообложения.

По кассовому методу задолженность отражается при ликвидации должника в составе доходов.

Однако списание не несет за собой прибыли, поэтому на учете это не отражается. Также законом не предоставлена возможность по учету дебиторской задолженности в составе внереализационных расходов.

Особую сложность представляют случаи, когда задолженность произошла в момента, когда предприятие применяло ОСНО до перехода на УСН.

Поскольку в налоговом законодательстве отсутствуют нормы, регламентирующие учет и списание таких долгов как безнадежных, необходимо получение консультации в налоговых органах.

Признание долга безнадежным и его списание производится с учетом проводки по НДС Дт 76  Отложенные расчеты – Кт 68 Текущие расчеты.

Если не сформирован резерв по сомнительным платежам, то расходы учитываются как внереализационные.

Видео: 7 технологий возврата дебиторской задолженности