В функции бухгалтерского учета входит не только контроль головного финансового предприятия, но контрагентов, правовой и имущественных статус которых претерпевает со временем изменения.

Изменение показателя дебиторской задолженности вызывает необходимость получения информации о юридическом состоянии другой стороны сделки, по которой числятся невыполненными обязательства.

На основании каких документов списывается задолженность, об особенностях учета налогов при безнадежных платежах при УСН рассказано в этой статье.

Что значит

Дебиторская задолженность возникает, когда товар передан покупателю или услуга оказана заказчику, но оплата в связи с исполнением еще не поступила в пользу предприятия-исполнителя или поставщика.

В зависимости от того, наступил срок проведения платежа или нет, различают нормальную и просроченную задолженность.

Списание долгов происходит при возникновении оснований для их закрытия. Это может быть:

  • когда прошел срок исковой давности;
  • при прекращении обязательств в связи с невозможностью их исполнения по объективным причинам;
  • при приостановлении деятельности должника на основании распоряжения органа власти;
  • ликвидация организации – юридического лица;
  • в связи со смертью индивидуального предпринимателя – физического лица.

Списание задолженности является обязательным условием ведения бухгалтерского и налогового учета. При этом проведение процедуры становится необходимостью в отчетный период, в котором наступили обстоятельства для закрытия финансовых обязательств (ст.272 НК РФ).

То есть расход признается в последний день отчетного периода, в котором возник убыток. Задолженность отражается на балансе предприятия-кредитора, на счету которого числится неполученная выгода.

Иного порядка установления времени для списания налоговое законодательство не предусматривает.

Ликвидация предприятия не вызывает аннулирование или прощение долга. Контролирующим органом при проведении аудита необходимо отследить движение средств и возникновение документации, в связи с этим после установления факта ликвидации должника недополученные средства отражаются в течение 5 лет на забалансовом счете компании.

Также такой механизм введен с целью установления возможного возврата средств. При этом не имеет значения, прекратило работу предприятие по инициативе руководства или в связи с объявлением его несостоятельным в установленном законом порядке. Важно внесения записи о ликвидации в Единый госреестр юридических лиц и предпринимателей.

Для списания важно, чтобы ликвидация закончилась полным прекращением деятельности предприятия без права передачи прав другой компании, в частности, как при реорганизации или других видах правопреемства обязательств.

Сумма дебиторской задолженности учитывается в составе товаров, работ и услуг с НДС, поскольку он был включен в стоимость при реализации обязательств по договору кредитором – поставщиком или исполнителем.

Это требование важно соблюдать при формировании налоговой отчетности для правильного расчета базы для начисления обязательных взносов.

Порядок

Сначала дебиторская задолженность списывается как сомнительная, а затем уже безнадежная. Далее проводится инвентаризация долгов, результатом принятых мер является соответствующий акт, который вносится в книгу учета.

К документу прикладывается справка, составленная бухгалтером о том, что получить задолженность не представляется возможным, а срок исполнения обязательств должником истек.

Заключительным этапом является подписание справки о списании руководителем предприятия-кредитора.

После проведения этих мер задолженность, разрешается вопрос о том, каким образом она будет учитываться при расчете налога на прибыль.

Возможен учет на счету внереализационных расходов или забалансового счета 007 резервного фонда по сомнительным долгам.

При этом необходимо обратить внимание на то, что по правилам бухгалтерского учета за счет резервного фонда списываются суммы, которые участвовали в его формировании. Согласно требований налогового учета – это не имеет значения.

При списании следует руководствоваться ст.265 НК РФ. В бухучете порядок проведения проводок регулируется Приказом Минфина №34н от 29.07.1998, а также Законом о бухгалтерском учете №129-ФЗ.

Порядок исполнения контрагентами обязательств регулируется нормами Гражданского кодекса РФ. На балансе операции отражаются на основании Приказа Минфина №66н.

Основания для списания задолженности в связи с ликвидацией должника перечислены в ст.419 ГК РФ.

Инвентаризация задолженности проводится на основании ст.11 Закона о бухгалтерском учете ежемесячно перед составлением годового отчета.

Если запись о юридическом лице или ИП исключена из Единого госреестра по инициативе налоговой службы, такое случается при регулярной несдаче деклараций, отсутствии фактической деятельности и долгах по налоговым платежам. К списанию средств такие ситуации не относятся.

Выхода может быть в таком случае два: заявить о процедуре банкротства по истечении 3 месяцев после наступления срока на выплату, или оспорить исключение из реестра, процедура проводится не позднее, чем в течение 1 года после приведения меры ФНС РФ.

Документы

Основными документами, подтверждающими право на списание задолженности, на основании ст.77 Положения по ведению бухучета, являются:

  • акт инвентаризации;
  • обоснование бухгалтера – справка в письменном виде;
  • подписанный руководителем приказ о списании.

Также предприятию-кредитору потребуются доказательства невозможности получения долга, это может быть справка из ЕГРЮЛ о ликвидации предприятия.

Экономическим обоснованием к закрытию задолженности могут служить:

  • иск, предъявленный должнику в судебном порядке;
  • постановление судебных приставов о возврате исполнительного листа в связи с невозможностью исполнения;
  • решение суда, вступившее в силу, о прекращении деятельности предприятия, к примеру, в случае с банкротством.

В качестве документа – основания для списания долга, может рассматриваться решение суда, имеющее законную силу, о признании сделки, совершенной с участием контрагентов, недействительной, то есть совершенной в противоречии с действующими нормами закона, под угрозой, лицами, не уполномоченными на совершение действий от имени компании и другое.

Таким образом, при списании задолженности бухгалтер должен основывать проводку на следующих документах:

  • подтверждающих возникновение долга – договорах о поставке, оказании услуг и др.;
  • доказывающих попытки истребовать задолженность;
  • о неплатежеспособности контрагента, его ликвидации;
  • приказ руководителя о проведении указанной меры.

Приказ о списании дебиторской задолженности в связи с ликвидацией должника

Документ составляется в произвольной форме. Важными моментами является указание в нем контракта, на основании которого производится списание, даты наступления обязательств по погашению долга, данные о ликвидации должника с ссылкой на решение суда и запись из ЕГРЮЛ.

Особенности при УСН

При расчете налоговой базы при УСН учитываются как доходы от реализации, так и внереализационные. Это значит, что расходы не имеют значения для бухгалтерского и налогового учета. Это связано с тем, что дебиторская задолженность не представляет выгоды для предприятия.

Для предприятий, которые работают по общей системе налогообложения, возникает необходимость в оплате НДС, заложенном при оказании услуг, продаже товаров или выполнении работ.

Бухгалтера на практике пытаются любым способом обойти это требование, чтобы не платить взносы в бюджет по недополученным средствам. Некоторые эксперты предлагают исключить оплату НДС при ликвидации предприятий.

Также в налогом учете возможна ситуация, когда погашение безнадежной задолженности предприятие осуществляет за счет собственных средств.

В отношении вопросов списания дебиторской задолженности налоговики и бухгалтера привыкли руководствоваться инструкциями Минфина России.

Однако на практике при рассмотрения дел в судебном порядке решение не всегда соответствует рекомендациям государственного органа, а иногда позиция в постановлениях озвучивается противоположная.

В любом случае при планировании списания необходимо не только разъяснений по применению налогового законодательства и правил бухгалтерского учета, но и  заручиться поддержкой профессионального юриста.

Видео: Списание кредиторской задолженности